Arbeiten 4.0 - Wie Evermood in Zeiten von New Work arbeitet

New Work ist ein viel besprochener Trend. Auch wenn es oft als Buzzword abgetan wird, ist das Konzept in vielen Unternehmen angekommen. Besonders durch die Corona-Pandemie waren viele Arbeitgebende angehalten oder sogar gezwungen, ihre Beschäftigten ins Homeoffice zu schicken. Ideen aus dem New Work ermöglichen trotz einer solchen dezentralen Teamverteilung ein produktives und motiviertes Arbeiten. Hinter New Work steckt aber noch mehr als das bloße Einrichten von Homeoffice.

Bei Evermood haben wir bereits vor der Pandemie auf flexible Arbeitsmodelle, flache Hierarchien und weitere Elemente des New Work gesetzt. Trotzdem haben auch wir uns durch Corona neu orientiert, um die Pandemie bestmöglich zu meistern.

Was ist New Work?

Der Begriff New Work bezeichnet eine Arbeitsphilosophie, die feste Arbeitszeiten, Hierarchieketten, Großraumbüros und ähnliche "traditionelle" Ideen herausfordert. Stattdessen sollen Arbeitgebende auf Modelle setzen, die Flexibilität ermöglichen, Freiheit schaffen und die Mitarbeitenden allgemein mehr in den Fokus stellen. Arbeit soll dadurch sinnstiftend und bereichernd für Angestellte werden; Arbeitgebende profitieren von einer starken Kultur, mehr Kreativität und einer engeren Bindung ihrer Mitarbeitenden.

Die Herausforderungen von New Work

Bei der Überarbeitung unserer Team-Konzepte ergaben sich gleich zu Beginn drei Herausforderungen:

  1. Trotz räumlicher Entfernung und flexibler Arbeitszeiten soll eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit sichergestellt werden.
  2. Trotz dezentraler Organisation und virtueller Kommunikation wollen wir unsere menschliche Kultur und unsere starken Beziehungen aufrechterhalten.
  3. Unsere Teammitglieder sollen größtmögliche Flexibilität und Freiheit genießen.

All diese Ziele gegeneinander abzuwägen ist nicht immer leicht, aber bei der Ausarbeitung von Guidelines und Team-Vereinbarungen hilft es ungemein, sie nicht aus dem Auge zu verlieren. Wenn du die Einführung von New Work Modellen planst, solltest du außerdem unbedingt mit deinen Mitarbeitenden sprechen und Ideen gemeinsam entwickeln. Das erhöht die Akzeptanz der Maßnahmen und stellt sicher, dass du die für dein Team passenden Lösungen findest.

New Work Konzepte: Kommunikation ist das A und O

Je besser ein Team kommuniziert, desto besser funktionieren New Work Ansätze. Kommunikation muss durchdachter und teils umfangreicher stattfinden, wenn die Arbeitsorte und -zeiten der einzelnen Teammitglieder auseinander liegen. Nur so kannst du sicherstellen, dass alle Teammitglieder jederzeit auf dem aktuellen Stand sind - unabhängig davon, wo oder wann sie arbeiten.

Daher solltest du gemeinsam mit deinem Team Regeln für die interne Kommunikation vereinbaren. Ihr könnt zum Beispiel festlegen:

  • Wann oder wie oft sollten Team-Mitglieder ihre E-Mails und Nachrichten prüfen?
  • Für welche Themen bzw. Situation möchtet ihr welches Medium (E-Mail, Chat, Videochat, Telefonkonferenz etc.) nutzen?
  • Wie sollen (Video-)Meetings organisiert werden und ablaufen?
Zwei aus dem Cafe arbeitende Männer unterhalten sich
“Es gibt keine Freiheit ohne gegenseitiges Verständnis.” - Albert Camus

Unsere New Work Tipps allgemein:

  • Nutzt die technischen Möglichkeiten eurer Kommunikationstools, wie Erreichbarkeitsanzeigen, automatische Antworten o. ä.
  • Etabliert Rituale, mit denen Teammitglieder regelmäßig in Kontakt bleiben, z. B. ein kurzes tägliches Meeting zur allgemeinen Absprache ("Was gibt es Neues?"), ein kurzes schriftliches Update zum Feierabend im Chat, oder einen Nachrichtenkanal zum Teilen von Erfolgen (z.B. als E-Mail Thread oder Chat-Kanal).
  • Erstelle eine schriftliche Übersicht mit Kommunikationstipps oder -regeln, insbesondere für die schriftliche Kommunikation und Meeting-Etikette. Teile diese mit deinem Team.

Unsere New Work Tipps für Meetings:

  • Meetings sollten immer ein Ziel und eine Agenda haben. Dadurch vermeidet ihr unnötige und unnötig lange Meetings.
  • Verantwortlichkeiten sollten feststehen, und Besprechungsergebnisse sollten schriftlich festgehalten und mit dem Team geteilt werden. So stellt ihr sicher, dass keine Informationen verloren gehen.
  • Am Ende eines Meetings könnt ihr reihum das Meeting bewerten, z. B. auf einer Skala von 1 bis 5. Eine kurze Begründung dient als hilfreiches Feedback für das nächste Meeting. So haltet ihr euch selbst verantwortlich, Meetings effizient zu gestalten und gut miteinander umzugehen.

Arbeiten im Homeoffice - Remote First Policy

Im Rahmen unseres New Work Konzepts gilt für alle unsere Teammitglieder, dass sie sich stets entscheiden können, ob sie von zuhause oder im Büro arbeiten möchten. Damit das gut funktioniert, ist unser Team mit allen Tools ausgestattet, die für eine gute Kollaboration notwendig sind: E-Mail und Messenger, Audio- und Video-Telefonie, geteilte Kalender und To-Do-Listen sowie Office-Anwendungen mit Kooperationsmöglichkeiten. Außerdem bieten wir allen Teammitgliedern bei Bedarf die Finanzierung von Büromaterialien für ihr Homeoffice.

Tipp: Stelle sicher, dass sich alle Teammitglieder gut mit den genutzten Anwendungen und technischen Geräten auskennen, und vereinbart gemeinsam Richtlinien zu deren Nutzung.

Leidet unter einer Remote First Policy nicht das Gemeinschaftsgefühl im Team? Ja, die Möglichkeit besteht in der Tat, da sich die Teammitglieder weniger sehen und die Kommunikation verstärkt schriftlich stattfindet. Spontane Treffen an der Kaffeemaschine und gemeinsame Mittagessen werden dadurch seltener.

Was wir bei Evermood dagegen tun:

  • Abweichend von der obigen Regel haben wir mit dem Team einen regelmäßigen Bürotag vereinbart, an dem wir alle Teammitglieder bitten, bei Möglichkeit im Büro vor Ort zu sein. Dies gilt natürlich nicht während der Corona-Pandemie.
  • Nachmittags haben wir eine tägliche virtuelle Kaffeepause eingerichtet, in der sich Teammitglieder treffen können, egal ob sie im Homeoffice arbeiten oder im Büro. Dafür haben wir ganz einfach ein täglich wiederkehrendes Videomeeting erstellt und alle Mitarbeitenden dazu eingeladen.
  • Darüber hinaus veranstalten wir regelmäßig abendliche Teamevents, die während der Pandemie virtuell, ansonsten aber persönlich stattfinden.

New Work und flexible Arbeitszeiten

Bei Evermood haben wir uns eingehend mit der Frage beschäftigt, ob wir feste oder freie Arbeitszeiten vereinbaren wollen. Der individuellen Flexibilität der einzelnen Person stehen dabei zeitliche Verzögerungen in der Kommunikation und Schwierigkeiten bei der Vereinbarung von Terminen gegenüber.

Wir haben uns für eine Zwischenlösung entschieden: Die Kernzeit ist bei uns von 10:00 bis 16:00 Uhr. In dieser Zeit können ohne große Absprachen Meetings geplant werden, und Teammitglieder sind grundsätzlich erreichbar. Außerhalb davon kann jede Person ihre Arbeitszeit frei gestalten. Für Mitarbeitende mit viel Außenkontakt gilt dies natürlich nur eingeschränkt.

Tipp: Damit das gut funktioniert, sollten Teammitglieder ihre (regelmäßigen) Arbeitszeiten deutlich an das Team kommunizieren. Nutzen können sie dafür z. B. die Arbeitszeit-Einstellungen in ihrem Kalender, Erreichbarkeitsanzeigen in E-Mail- oder Chat-Programmen oder Ansagen auf dem Anrufbeantworter.

Wir unterstützen einander

Gerade während der Pandemie ist es wichtiger denn je geworden, dass wir aufeinander acht geben und uns bei den vielfältigen Umstellungen im Arbeits- und Privatleben unterstützen.

Wie sieht das bei Evermood genau aus?

  • Einmal alle zwei Wochen treffen wir uns im gesamten Team für das Retrospective Meeting und besprechen, was in den letzten zwei Wochen sehr gut lief und an welchen Stellen wir unsere Zusammenarbeit noch verbessern können.
  • Wir teilen unsere Tipps und Tricks für ein gesundes und produktives Homeoffice, starten gemeinsame Sport- und Ernährungs-Challenges und helfen uns gegenseitig, sinnvolle Routinen einzuhalten. Solche Angebote können zentral organisiert sein, du kannst aber auch einfach deine Mitarbeitenden zu eigenständigen Initiativen anspornen.
  • Wir kommunizieren offen und ehrlich miteinander: Womit habe ich gerade Probleme, was funktioniert gut? An welcher Stelle brauche ich Hilfe, wie kann ich anderen unter die Arme greifen? Eine solche Kultur muss natürlich vorgelebt werden, und entwickelt sich nur über Zeit.

Richtig umgesetzt kann durch New Work ein starkes Gemeinschaftsgefühl entstehen, alle im Team fühlen sich für die Arbeitsergebnisse, aber auch für einander verantwortlich. Solch eine Kultur ist gerade während der Corona-Pandemie ein unheimlich starker Hebel, um die Produktivität und Gesundheit deiner Mitarbeitenden zu sichern.