EAP: 6 Schritte für die erfolgreiche Einführung eines Employee Assistance Programms

Warum ist ein EAP im Unternehmen sinnvoll?

Ein Employee Assistance Program – kurz EAP – ist eine externe Mitarbeiterberatung für persönliche, berufliche oder gesundheitliche Fragen. Es eignet sich für Unternehmen aller Formen und Größen, da es Mitarbeitenden die Möglichkeit bietet, ihre individuellen Anliegen anzusprechen und professionelle Unterstützung zu erhalten.

In den USA bieten die meisten Unternehmen ein EAP bereits als Benefit für ihre Mitarbeitenden an. In Deutschland hingegen sind es bislang nur wenige größere Unternehmen und Konzerne, die ein EAP einführen. Dabei kann diese Art der Beratung in vielerlei Hinsicht Mehrwerte für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen stiften.

Auf der einen Seite hilft ein EAP dabei, die Motivation und Gesundheit von Mitarbeitenden langfristig zu fördern. Auch Führungskräfte profitieren von diesem Ansatz, da sie Unterstützung bei der Betreuung ihrer Mitarbeitenden erhalten. Auf der anderen Seite bekennen sich Unternehmen mithilfe eines EAP deutlich zu einer werteorientierten und gesunden Kultur. Das stärkt die Bindung von Mitarbeitenden, erleichtert das Rekrutieren junger Talente und fördert das Unternehmensimage.

Worauf sollte ich bei der Wahl eines Anbieters achten?

Möchtest du ein EAP einführen, spielen bereits bei der Auswahl des Anbieters verschiedene Faktoren eine ausschlaggebende Rolle. Da es sich je nach Unternehmensgröße um eine große Investition handelt und die Zusammenarbeit langfristig angelegt sein sollte, ist es essenziell wichtig, dass du dir zunächst ein detailliertes Bild über die zahlreichen EAP Anbieter in Deutschland machst. Eine umfangreiche Analyse des Marktes stellt den besten Startschuss für eine fundierte Entscheidung und passende Auswahl dar.

Die wichtigsten Entscheidungsfaktoren sollten, neben dem Kostenumfang, immer auch das Leistungsspektrum, etwaige Qualitätsunterschiede und zusätzliche Services sein. Die folgenden Fragen können dir bei der Entscheidungsfindung helfen:

Art der Beratung

  • Je nach Anbieter kann die Beratung beispielsweise persönlich, telefonisch oder per Mail erfolgen. Was hiervon sollte in jedem Fall vorhanden sein?

Bedürfnisse der Mitarbeitenden

  • Es ist wichtig, die Beratung an den Wünschen der Belegschaft auszurichten. Welche Art von Beratung passt zu den Menschen im Unternehmen? Besonders wichtig: Wird die Kommunikation den Anforderungen einer zunehmend digitaleren Gesellschaft gerecht?

Qualifizierte Beratung

  • Die Beraterinnen und Berater des Anbieters stehen im direkten Kontakt mit den Mitarbeitenden. Sie sind diejenigen, die ihnen professionelle Unterstützung bereitstellen sollen. Deshalb ist es besonders wichtig zu wissen, welche Qualifikationen sie aufweisen.

Ableitung von Erkenntnissen

  • Wie hilfreich sind die zur Verfügung gestellten Daten? Ermöglicht der EAP Anbieter beispielsweise einen Dashboard-Zugang für eine fundierte Datenauswertung oder erfolgt die diese auf Vertrauensbasis durch ein monatliches Reporting?

Integration in das bestehende Angebot

  • Bietet das EAP eine sinnvolle Ergänzung zu bereits vorhandenen internen Unterstützungsangeboten? Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit zwischen dem externen EAP und internen Anlaufstellen im Unternehmen? Kann das EAP Ratsuchende in bestimmten Situationen effizient an die passenden internen Ansprechpersonen verweisen?

Kommunikation des Angebots

  • Hilft der EAP Anbieter dabei, die Beratung im Unternehmen zu implementieren und Vertrauen in das neue Angebt zu schaffen? Inwiefern fördert der EAP Dienstleister selbst die Nutzungsrate des Angebots?

Zusätzlich inbegriffene Leistungen

  • Bietet der EAP Anbieter Seminare oder Workshops vor Ort an, die über die Beratung hinaus zur Unterstützung der Mitarbeitenden dienen?

Hilfe zur Selbsthilfe

  • Gibt es neben der Beratung in Belastungssituationen präventive Inhalte in Form von hilfreichen Wissensdatenbanken? Können Mitarbeitende auch ohne persönlichen Kontakt proaktiv nach Unterstützung suchen, bevor es zu Problemen kommt?

Vereinfachte Arbeitsorganisation

  • Inwiefern können Prozesse teilautomatisiert werden, um den Arbeitsaufwand gering zu halten, effizient zusammenzuarbeiten und Kosten zu reduzieren?

Wie führe ich ein EAP im Unternehmen ein?

Die Einführung eines EAP im Unternehmen kann ein umfangreiches Projekt sein. Um eine reibungslosen Umsetzung zu erzielen, sollte der gesamte Prozess strukturiert verlaufen. Folgende Schritte werden dir helfen, die Einführung erfolgreich zu gestalten:

1. Die Unternehmensführung an Bord holen

Möchtest du ein EAP einführen, ist es zwingend notwendig, dass die Unternehmensführung diesen Schritt ausnahmslos unterstützt. Sie sollte nicht nur hinter der Investition stehen, sondern das Angebot als festen Bestandteil der Unternehmenskultur verstehen. Hier gilt es, als positives Beispiel voranzugehen und das Vertrauen der Mitarbeitenden in das neue Angebot zu stärken, um einen nachhaltigen Mehrwert sowohl für die Belegschaft als auch das Unternehmen zu erzielen.

2. Verantwortliche Person(en) benennen

Für die Einführung eines EAP im Unternehmen bedarf es einer klaren Rollenverteilung. Verantwortlichkeiten sollten gleich zu Beginn geklärt und Ansprechpersonen bestimmt sein. In der Regel sind die Verantwortlichen der Personalabteilung zugehörig. Aber auch Arbeitskreise bestehend aus Führungskräften verschiedener Abteilungen (bspw. HR, Gesundheit, Interne Kommunikation) sind denkbar. Sind die verantwortlichen Personen bzw. Arbeitskreise benannt, fungieren sie als Bindeglied zwischen Mitarbeitenden, Unternehmen und dem EAP Anbieter. Sie koordinieren das Projekt von der Recherche bis zur Erfolgsmessung und sind Ansprechpartner*innen bei Fragen und Problemen.

3. EAP Anbieter recherchieren und passenden auswählen

Im nächsten Schritt können die Verantwortlichen verschiedene Anbieter recherchieren und eine Auswahl gemäß der definierten Vorstellungen treffen. Hierzu sollten vorab Bedarf und Wünsche sowie Budgetvorstellungen festgehalten werden. Bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, kann es sinnvoll sein, eine Testphase zu vereinbaren, in der zunächst eine kleinere Gruppe von Mitarbeitenden das Angebot ausprobiert und wertvolles Feedback bereitstellt. Du solltest einen solchen Testlauf in jedem Fall anfragen.

4. Richtlinien aufsetzen

Ist eine Auswahl getroffen, sollten alle Personen im Unternehmen über das neue Angebot informiert werden. Hierzu eignet sich eine Richtlinie, die neben der Begründung und Zielsetzung des neuen Angebots auch eine Einordnung im weiteren Kontext der Mitarbeiterunterstützung und Unternehmenskultur beinhaltet. Eine solche Richtlinie schafft Verständnis und stellt erste Berührungspunkte mit dem Angebot her.

5. Das Angebot bekannt machen

Die von einem EAP unterstützen Themen sind in der Regel sensibel, privat und individuell. Deshalb bedarf es einer durchdachten Kommunikationskampagne, die es schafft, die Hemmschwelle der Mitarbeitenden zu minimieren und das Angebot auch in Anspruch zu nehmen. Die Kampagne kann verschiedene Medienformate beinhalten. Auch im Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende sollte das Angebot explizit kommuniziert werden, um gleich zu Beginn Vertrauen zu schaffen.

6. Nutzungsrate fördern

Ein EAP ist oftmals mit hohen Kosten verbunden. Ist das Investment getätigt, sollte eine kontinuierliche Nutzung deshalb eines der primären Ziel sein. Um das zu bewerkstelligen, sind regelmäßige und breit angelegte Kommunikationskampagnen hilfreich und notwendig. Sie helfen, die vom EAP abgedeckten Themen im Unternehmen zu normalisieren und vereinfachen den Dialog.

Unternehmen, die ein EAP einführen, starten mitunter einen komplexen Prozess sowie ein beachtliches Investment. Mit den oben genannten Tipps schaffst du es jedoch, das neue Angebot sinnvoll und effizient zu integrieren.