Arbeitsentlastung für Vertrauenspersonen: Wie digitale Tools helfen

Vertrauenspersonen übernehmen in Organisationen eine wichtige Aufgabe: Sie setzen sich für die Interessen der Mitarbeitenden ein, helfen ihnen bei individuellen Anliegen und tragen einen wichtigen Teil zur Konfliktprävention im Team bei. Gerade in Zeiten rasant steigender Fehlzeiten aufgrund psychischer Leiden und neuartiger Belastungen bedingt durch die Corona-Pandemie nimmt auch die Arbeitslast für Vertrauenspersonen zu.

Dabei bietet die Digitalisierung vielseitige Chancen, um die Unterstützung von Mitarbeitenden effizienter zu gestalten und Vertrauenspersonen zu entlasten.

Wo liegen die Potentiale in der Digitalisierung von Unterstützungsangeboten?

Bislang spielt sich ein Großteil der Mitarbeiterunterstützung offline bzw. in persönlichen Gesprächen ab. Zwar ist diese Form der Unterstützung individuell und effektiv gestaltbar. Allerdings bedeutet Sie gleichzeitig auch einen sehr hohen Arbeitsaufwand für Vertrauenspersonen. Vor allem kleinere Anliegen können durch digitale Angebote schneller gelöst werden und räumen den Vertrauenspersonen mehr Zeit für komplexere Fälle frei.

Nachfolgend nennen wir drei Bereiche, in denen die Digitalisierung von Unterstützungsangeboten eine große Hilfe und Arbeitsentlastung bietet:

Beispiel 1: Als Führungskraft Auffälligkeiten erkennen und ansprechen

Egal, ob es sich um eine Suchtproblematik, Depression oder psychische Belastung handelt, Führungskräfte sind häufig überfordert, wenn es darum geht, Auffälligkeiten zu erkennen oder anzusprechen. Trotz regelmäßiger Führungskräfte-Trainings ist jede zweite Führungskraft im Umgang mit Konflikten und Belastungssituationen innerhalb des Teams überfordert. Häufige Fragen sind zum Beispiel „Woran erkenne ich, dass ein Teammitglied psychisch beansprucht ist? Ab wann sollte ich das Gespräch aufsuchen? Wie bereite ich mich auf das Gespräch vor? Was sind häufige Fehler, die ich unbedingt vermeiden sollte?“.

Die enge Zusammenarbeit mit unseren Evermood Expert:innen zeigt, dass sich ein Großteil derartiger Fragen und Antworten bei der Erkennung und Ansprache von Auffälligkeiten automatisieren lässt. Führungskräfte finden wichtige Hilfestellungen in wenigen Klicks und stärken auf diese Weise eigenständig ihre Kompetenzen in den Bereichen Konflikt- und Krisenmanagement. Gleichzeitig sinkt der Bedarf für kostenintensive Trainings seitens des Arbeitgebers.

Beispiel 2: Anliegen selbstständig einordnen

Mitarbeiter:innen sind in Beratungsgesprächen oft überfordert, da sie ihr Anliegen nicht genau einzuschätzen wissen. Dabei sind die am häufigsten getroffenen Aussagen „Ich weiß gar nicht, ob ich mit meinem Anliegen hier richtig bin. Ich weiß nicht, ob das normal ist. Ich weiß nicht, ob der Fehler nicht doch bei mir liegt.“

An dieser Stelle helfen digitale Tools bei der Selbsteinschätzung. Ob es sich um die Einschätzung eines problematischen Suchtkonsums handelt, oder darum, besser zu verstehen, ab wann man sich Sorgen machen sollte, wenn gewisse Anzeichen auftreten oder sich verschlimmern: Digitale Sensibilisierung ermutigt Mitarbeitende dazu, das Gespräch aufzusuchen oder führt ihnen vor Augen, dass sie ihr eigenes Verhalten ändern müssen, damit es ihnen wieder besser geht.

Die eigenständige Auseinandersetzung mit dem Anliegen sorgt letztlich dafür, dass Mitarbeitende reflektiert in ein Beratungsgespräch gehen, wodurch dieses gezielter und effektiver verläuft.

Beliebte Beiträge und Videos bei Evermood sind zum Beispiel:

• "Selbstest: Bin ich Burnout-gefährdet?"
• "Ab wann beginnt ein Alkoholkonsum problematisch zu sein?"
• "Problem, Konflikt oder ist das schon Mobbing?"
• "Kompliment, Flirt, sexuelle Belästigung – wo ist die Grenzüberschreitung?"

Beispiel 3: Administrative Suchanfragen

Informative Anfragen lassen sich von allen Anliegen am leichtesten digitalisieren. Oftmals haben Mitarbeitende administrative bzw. inhaltliche Fragen und wissen nicht, wo sie die passenden Antworten finden. Digitale Angebote ermöglichen es, informative Beiträge aus verschiedenen Bereichen an einem zentralen Ort zu bündeln. So wissen Mitarbeitende jederzeit, wo sie ihre Fragen selbstständig beantworten können. Häufige auftretende Beispiele für derartige Fragen sind:

• "Ist die Beratung mit unserer Betriebsärztin oder Mitarbeitervertretung wirklich anonym?"
• "Wie genau läuft die Beratung ab? Was erwartet mich?"
• "Was steht in unserer Betriebsvereinbarung zum Thema...?"

Was sind die Vorteile digitaler vs. persönlicher Beratung?

Selbstverständlich ist die Digitalisierung der Unterstützungsangebote kein Allheilmittel. Einige zentrale Vorteile der persönlichen Beratung lassen sich nicht digital abbilden. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, wo die spezifischen Vor- und Nachteile digitaler und persönlicher Beratungsangebote liegen. Auf diese Weise lassen sich beide Formen sinnvoll miteinander kombinieren.

Vorteile digitaler Angebote

Digitale Unterstützungsangebote sind für Mitarbeitende rund um die Uhr zugänglich. Sie sind somit weder an bestimmte Bürozeiten, noch an einen festen Ort gebunden. Stattdessen können Ratsuchende jederzeit aus dem Büro, von unterwegs oder in ihrem eigenen Zuhause auf Hilfe zugreifen.

Für viele Personen stellt das persönliche Gespräch zudem eine große Hürde da. Ein Konflikt oder eine Krisensituation hat sich meist schon stark zugespitzt, bevor die betroffenen Personen das Beratungsgespräch aufsuchen. Bis dahin können Tage und Wochen vergehen, in denen nicht nur die Gesundheit der einzelnen Person, sondern auch die Wertschöpfung in der Organisation gefährdet ist.

Einmal in einer Wissensdatenbank hinterlegt, ermöglichen digitale Inhalte den Mitarbeitenden außerdem, jederzeit zu den Hilfestellungen zurückzukehren. Anders als bei einem einmaligen Beratungsgespräch, können sie immer wieder auf bewährte Methoden zurückgreifen und ihre eigenen Kompetenzen stärken.

Vorteile persönlicher Beratung

Das persönliche Beratungsgespräch ist und bleibt die effektivste Art und Weise, um individuell auf komplexe Anliegen einzugehen. Von der Erstberatung bis hin zum Nachgespräch ermöglicht eine persönliche Beratung gezielte Fragestellungen und individuelle Lösungsansätze.

Auch eine rechtliche Einschätzung der Situation ist nur unter Betrachtung der individuellen Umstände möglich.. Um diese Umstände richtig einzuordnen, ist ein persönliches Gespräch in den meisten Fällen zwingend notwendig.

Letztlich ist auch der menschliche Aspekt nicht zu vernachlässigen. Vertrauenspersonen können eine persönliche Bindung zu Ratsuchenden aufbauen, ihnen das Gefühl vermitteln, gehört zu werden und nachhaltiges Vertrauen in die Unterstützungsangebote im Allgemeinen zu gewinnen.

Digital vs. persönlich - ein Entweder-oder?

Schauen wir uns die Vorteile digitaler und persönlicher Unterstützungsangebote an, wird schnell deutlich, dass es kein klares Entweder-oder geben kann. Es braucht vielmehr eine Kombination aus beidem, um Mitarbeitende bestmöglich zu unterstützen.

Digitale Angebote bringen Vorteile für die Ratsuchenden, die schnell, einfach und anonym Hilfe erhalten möchten. Aber auch die Organisation profitiert, da Informationen schneller gefunden werden, Mitarbeitende sich selbst helfen können und Konflikte frühzeitig gelöst werden. Ein solcher präventiver Ansatz entlastet letztlich auch die Vertrauenspersonen, die sich fortan auf komplexere Anliegen konzentrieren können, während kleinere Fragen und Meldungen größtenteils automatisiert bearbeitet werden.

Die Zukunft der Mitarbeiterunterstützung liegt darin, die Kombination aus persönlicher Beratung und digitalem Zusatzangebot so zu optimieren, dass sie sowohl für die Mitarbeitenden als auch die Organisation den größtmöglichen Mehrwert stiftet.