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Mit der Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern („Hinweisgeberrichtlinie“) verfolgt die EU das Ziel, EU-Recht durchzusetzen und Verstöße aufzudecken bzw. zu unterbinden. Der Hinweisgeberschutz ist ein Instrument zur Erreichung des Ziels, indem
- Hinweisgeber vor Repressalien geschützt werden,
- der Schutz vor Repressalien Hemmungen abbaut, Meldungen abzugeben,
- die Meldungen dazu beitragen, Verstöße aufzudecken, zu ahnden bzw. zu unterbinden.

Um Hinweisgeberschutz zu realisieren enthält die Richtlinie Vorschriften für Unternehmen und Organisationen, Meldekanäle einzurichten. Die Meldekanäle bzw. Hinweisgebersysteme müssen so konzipiert sein, dass die Identität des Hinweisgebers geschützt wird.

Betroffen von der Vorschrift sind:
- Unternehmen ab 250 Mitarbeiter:innen (Frist: 17.12.2021)
- Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen (Frist 17.12.2023)
- Gemeinden ab 10.000 Einwohner:innen
- Einrichtungen des öffentlichen Sektors
- Behörden

Die Organisation kann mit Geldstrafen belegt werden und Reputationsschäden erleiden.

Das Evermood Hinweisgebersystem steht innerhalb weniger Minuten bereit zum Einsatz. Bei Bedarf kann die Anwendung (z.B. Auswahl der Themen, Ansprechpersonen & Design) vom Kunden individualisiert werden.

Die EU-Direktive schreibt vor, dass Unternehmen Meldekanäle anbieten müssen, die so sicher konzipiert sind, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewahrt bleibt. Evermood stellt den geforderten Identitätsschutz sicher, indem das System anonyme Meldungen ermöglicht. Anonymität wird mit diesen technischen Mitteln realisiert:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Nachrichten und Anhänge zwischen Hinweisgeber und Hinweisempfänger
- Das System speichert keine Daten, die Rückschlüsse auf den Hinweisgeber zulassen könnten (IP-Adresse, Standortdaten, Gerätespezifikationen etc.).
- Transportverschlüsselung aller Nachrichten und Anhänge.
- Verschlüsselung aller Daten, die auf den Datenbanken von Meldeplattform und Case Management liegen.
- Regelmäßige IT-Security Audits (Pentests) kontrollieren die Systemsicherheit.

Bei klassischen telefonischen Meldungen kann die 100%ige Anonymität der hinweisgebenden Person nicht garantiert werden – auch bei unterdrückten Rufnummern könnte beispielsweise die Stimme Rückschlüsse zulassen.

Es besteht die Möglichkeit, entweder interne Ombudspersonen (z.B. Compliance Officer, Rechtsamt, Leitung Personal) oder externe als Erstkontakt im Hinweisgebersystem zu hinterlegen. Wenn auf Wunsch des Kunden eine externe Ombudsperson durch Evermood im Hinweisgebersystem hinterlegt ist, ist diese verantwortlich für die Sachverhaltsaufnahme durch eine Kommunikation mit dem Hinweisgeber und die Weiterleitung der Informationen an den Kunden mittels einer Berichterstattung.

Die zeitliche Dauer für die Sachverhaltsaufnahme und Berichterstattung ist abhängig vom Einzelfall. Kosten entstehen nur im Fall eines Sachverhalts und liegen bei 300 Euro/Stunde. Die Kosten werden halbstündlich abgerechnet. Im Regelfall werden für eine Sachverhaltsaufnahme bei kleineren Anliegen zwei Stunden benötigt.

Wenn die Sachverhaltsaufnahme und Berichterstattung mehr als zwei Stunden Aufwand betragen, wird die Evermood Ombudsperson eine schriftliche Einverständnis des Kunden einholen, um entweder einer umfangreicheren Sachverhaltsaufnahme, Beratung & Investigation nachzugehen oder diese an eine verantwortliche interne Stelle zu übergeben.